Mengapa Perlu Mengidentifikasi Pengetahuan Strategis?

Pertanyaan yang menjadi judul tulisan ini biasa muncul saat penerapan Knowledge Management (KM). Khususnya pada tahap awal, yaitu melakukan identifikasi pengetahuan strategis, sebelum masuk ke tahap implementasi KM selanjutnya. Ini adalah pertanyaan yang wajar karena setelah itu akan muncul pertanyaan lain: apakah ada pengetahuan yang tidak strategis?

Sebagai ilustrasi, analogi berikut dapat kita gunakan. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan fungsi manajemen yang fokusnya adalah manusia. Manusia tersebut harus dipastikan melakukan pekerjaan sesuai keahliannya, diberikan kompensasi yang pantas, disediakan tempat kerja yang nyaman, mendapatkan peluang pengembangan karir dan sebagainya. Dan yang menjadi fokus utamanya adalah manusia yang bertalenta. Kenapa? Karena merekalah yang menjadi kunci sukses organisasi sesuai dengan hukum Pareto. 80% hasil yang dicapai organisasi dihasilkan oleh 20% karyawan yang utamanya adalah karyawan beralenta tersebut. Hal inilah yang memunculkan salah satu sub-manajemen SDM yang dikenal dengan istilah Manajemen Talenta.

Hal yang sama terjadi pada KM. Harus ada yang menjadi fokus, dalam hal ini adalah knowledge. Namun tidak berarti semua knowledge akan menjadi fokus. Harus dipilah-pilah mana yang strategis dan menjadi prioritas. Harus ada kriteria dan proses pemilahannya. 

Mengetahui pengetahuan strategis untuk setiap posisi di organisasi akan memberikan manfaat kepada individual pekerja dan organisasi. Pekerja menjadi tahu pengetahuan apa yang perlu dikuasai dengan baik agar sukses menjalankan perannya. Pengetahuan mana yang harus disebar atau ditransfer ke bawahan atau kolega kerja agar ketergantungan dapat dikurangi. Dengan adanya pekerja lain yang memiliki pengetahuan strategis tersebut, ada back-up saat pekerja tidak ada saat diperlukan. Juga terbuka peluang untuk mempelajari pengetahuan strategis lain guna pengembangan karir.

Untuk organisasi, mengetahui pengetahuan strategis akan membantu memastikan bahwa semua pengetahuan strategis memang sudah tersedia di organisasi. Hal ini mencegah terganggunya operasi organisasi karena pemilik pengetahuan sedang absen. Juga mencegah ketergantungan pada pihak eksternal. Organisasi memastikan bahwa semua pengetahuan strategis telah mempunyai alternatif secara internal jika pemilik pengetahuan tersebut tidak tersedia pada saat diperlukan. Bentuk alternatifnya dapat berupa pekerja lain yang telah juga menguasai pengetahuan tersebut atau telah didokumentasikan dalam bentuk SOP, bahan pembelajaran, atau bentuk lainnya sehingga fungsi yang membutuhkan pengetahuan tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana harusnya. 

Dengan diketahuinya pengetahuan strategis, perusahaan mesti memikirkan bagaimana pengetahuan tersebut disebarkan, ditumbuhkan, diperkaya, dan ,jika perlu, diakuisisi. Semua pengetahuan strategis yang telah diidentifikasi diperlakukan secara berbeda, sesuai dengan status kematangan, kelengkapan, dan kehadiran di organisasi. Status ini penting untuk menentukan proses KM yang tepat untuk masing-masing pengetahuan strategis yang telah diidentifikasi. Selain itu perlu juga diketahui level prioritasnya, agar disesuaikan dengan isu bisnis yang menjadi prioritas dan sumber daya yang tersedia. Tingkat strategis dan prioritas dapat diketahui dengan menggunakan teknik Knowledge Scan seperti yang biasa dilakukan oleh konsultan KM, Knoco Indonesia.