Notulen: Berisi Kesimpulan atau Juga Dinamika Meeting?

Standar prosedur dalam penerapan KM (Knowledge Management) secara konsisten dan dalam framework yang benar adalah mendokumentasikan setiap kegiatan komunikasi yang mengandung unsur proses bisnis, pembelajaran, dan transfer pengetahuan. Salah satunya adalah dalam kegiatan meeting atau rapat. Bentuk dokumentasi di kegiatan ini dikenal dengan nama notulen atau risalah rapat.

Notulen disiapkan oleh Notulis yang biasanya menjadi tanggung jawab jabatan tertentu di organisasi atau seseorang yang khusus ditunjuk saat meeting berlangsung. Yang menjadi pertanyaan adalah apa yang utamanya harus dimuat di dalam notulen tersebut. Ada yang berpandangan cukup hasil meeting atau kesimpulan akhirnya. Di sisi lain ada yang berpandangan bahwa dinamika meeting juga harus dimuat secara lengkap. 

Di dalam konsep KM, salah satu kata kuncinya adalah pembelajaran. Dengan demikian keputusan konten dalam suatu notulen tergantung dari tujuan atau fungsi notulen tersebut. Jika notulen bukan sebagai salah satu aset pengetahuan organisasi, maka pilihannya adalah cukup berisi hasil meeting atau kesimpulan akhirnya saja.

Namun jika notulen merupakan salah satu aset pengetahuan, maka dinamika meeting harus dimuat lengkap. Terutama yang mengandung unsur HOW and WHY. Bagaimana dan mengapa keputusan dibuat menjadi fokus selain kesimpulan akhirnya. Mengapa ini penting? Catatan dinamika ini berguna untuk beberapa hal. 

Bermanfaat menjadi referensi buat pihak yang tidak hadir atau pimpinan yang lebih tinggi untuk mengetahui proses pada meeting tersebut. Secara jangka panjang bermanfaat dalam proses monitoring talenta karena akan nampak tren kualitas individu-individu yang terlibat di semua meeting yang ada di organisasi. Berguna juga jika diperlukan melakukan ketelusuran suatu keputusan, misalnya dalam proses audit. Manusia pada dasarnya susah ingat gampang lupa. Yang juga tidak kalah penting adalah manfaat untuk generasi penerus di organisasi. Dengan membaca dokumen yang berisi dinamika ini, mereka diharapkan dapat mengambil insight dari proses yang terjadi. Kesalahan yang sama diharapkan tidak berulang dan sukses yang dilihat dapat ditiru atau disebarkan.

Dengan penjelasan diatas sangat penting buat suatu organisasi untuk menentukan apakah notulen sebagai bagian dari aset organisasi. Kegiatan membuat notulen meeting harus jelas basis dan tujuannya. Bukan hanya sekedar dibuat yang pada akhirnya ternyata tidak ada manfaatnya. Pastikan notulen memberi manfaat buat organisasi sekaligus individu yang ada di dalamnya. Salam KM!