Mengukur Sukses Knowledge Management

Setiap kali kami menyampaikan konsep KM kepada kebanyakan top executive, pertanyaan terakhir yang selalu mereka ajukan adalah bagaimana mengukur keberhasilan KM secara finansial terhadap kinerja perusahaan. Ini merupakan pertanyaan yang wajar-wajar saja. Setiap eksekutif tentu saja perlu memastikan bahwa dana yang mereka gunakan untuk kegiatan perusahaan harus dapat secara manfaat dipertanggungjawabkan terkait suksesnya perusahaan.

Manfaat secara finansial tidak dapat diukur secara kualitatif dengan mudah diawal penerapannya. Hal ini disebabkan karena KM lebih merupakan kegiatan yang bersifat intangible. Buat yang belum memahami KM secara utuh sangat sulit menerima jawaban ini. Jika mau sedikit nakal dapat saja dipaksakan untuk memperkirakan manfaatnya secara kualitatif. Namun hal ini sama saja dengan membohongi diri sendiri dan jika ditelusuri lebih jauh akan terlalu banyak asumsi-asumsi yang harus digunakan. Tentu saja hal ini tidak baik untuk reputasi penerapan KM.

Untuk menjawabnya disarankan untuk menggunakan analogi berikut ini. Menerapkan KM tidaklah sama seperti membangun sebuah pabrik. Kalau membangun pabrik kita dapat membuat hitungan cashflow-nya dengan relatif mudah. Kita dapat membuat perkiraan berapa investasi yang diperlukan, berapa banyak produksi yang akan dihasilkan, berapa perkiraan harga jual dan lain sebagainya terkait komponen biaya dan revenue. Pada akhirnya kita mengetahui perkiraan “return on investment” (ROI) yang akan diperoleh. Angka ini yang menjadi salah satu focus untuk mengambil keputusan “go” or “no go”.

Bagaimana dengan investasi di KM. Menerapkan KM itu ibarat menanam pohon buah. Saat akan menanam kita tidak dapat secara akurat memperkirakan berapa banyak buah yang akan dihasilkan, bagaimana kualitasnya dan kapan akan berbuahnya. Semua itu ditentukan oleh banyak faktor. Kita mesti pandai memilih bibit yang bagus, tahu dimana tempat menanam yang cocok, mengerti cara memupuki dan memeliharanya, siap dengan pencegahan hama yang menyerang, faham cara memanen yang tepat dan lain sebagainya. Jika ini semua dilakukan dengan baik tentu saja pada akhirnya kita akan memetik hasil buah yang banyak dan berkualitas. Hasil ini kalau dinilai dengan pendekatan ROI akhirnya terbukti bahwa investasi kita tidak sia-sia dan memberikan hasil yang luar biasa.

Dalam penerapan KM, banyak hal yang harus dilakukan kalau kita ingin mendapatkan hasil yang diharapkan. Tidak cukup hanya dengan kegiatan Community of Practice (CoP) saja atau memasang teknologi informasi berupa KM portal yang menyediakan internal chat atau repository. CoP tidak akan banyak bermanfaat kalau tidak didasari kebutuhan yang jelas dan sistem prosedur pelaksanaan yang menjamin kelangsungannya. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi jika berdiri sendiri. Proses KM yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan organisasi.

KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan. Semua komponen tersebut menjadi instrumen yang berfungsi secara terintegrasi untuk mencapai suksesnya implementasi KM dan memberi manfaat dan dukungan bagi suksesnya perusahaan. 

Bibit yang bagus diibaratkan dengan framework KM yang sesuai dengan kebutuhan visi dan bisnis organisasi. Tempat menanam yang cocok dikaitkan dengan proses membangun budaya KM yang sesuai dengan yang diinginkan. Pupuk berbentuk membangun kesadaran terhadap semua individu organisasi (knowledge workers) tentang manfaat KM baik organisasi maupun individu didalamnya. Pemeliharaan dilakukan dengan melakukan kampain secara konsisten dan memastikan terjadinya aliran pengetahuan secara efektif dan bermanfaat. Memanen secara tepat nampak dari hasil yang diperoleh setelah KM diterapkan dibandingkan dengan metriks baseline saat KM mulai diperkenalkan.

Analogi diatas nampak sederhana namun kalau digali lebih jauh akan ditemukan banyak kemiripan diantara keduanya. Dengan demikian jelas bahwa menerapkan KM itu memang tidak mudah, perlu ketekunan dan keberanian mengambil risiko untuk memanen hasil yang diharapkan. Namun kita akan menjadi semakin yakin dan percaya diri kalau mau belajar dari organisasi lain yang sudah sukses menerapkan KM. Success stories have always been used to motivate others.