Knowledge Management in Projects

Siapapun tidak dapat membantah bahwa suatu proyek tidak mungkin dapat diselesaikan jika pengetahuan yang memadai tidak tersedia disana. Istilah manajemen proyek tentu sudah sangat dikenal, yang jadi pertanyaan adalah apakah istilah manajemen pengetahuan juga sudah dikenal. Padahal dengan adanya pengetahuan yang menjadi salah satu kunci suksesnya suatu proyek seharusnya juga mengenal yang namanya manajemen pengetahuan atau lebih dikenal dengan istilah KM alias Knowledge Management.

Namun hal ini dapat dimaklumi karena masih banyak sekali praktisi manajemen proyek yang belum memahami makna dari manajemen pengetahuan tersebut. Bahkan mungkin juga belum memahami secara tepat apa yang dimaksud dengan pengetahuan. Untuk itu mari kita simak penjelasan berikut ini terkait pengetahuan dan manajemen pengetahuan sebelum kita membahas lebih banyak tentang KM di proyek.

Apakah Pengetahuan Itu?

Pengetahuan adalah sesuatu yang hanya dimiliki oleh manusia. Binatang hanya memiliki insting, bukan pengetahuan. Komputer hanya memiliki kapasitas menyimpan pengetahuan yang didapatnya dari manusia. Secara tradisi, pada sistem pendidikan kita dan di hampir semua organisasi, pengetahuan dipandang sebagai milik perorangan. Dengan memiliki pengetahuan seseorang secara otomatis menjadi memiliki status tertentu, tergantung pada tingkat pengetahuan yang dimiliki. Pengetahuan membuat seseorang mampu mengambil keputusan, melakukan tindakan, dan atau berbagi pengalaman.

Untuk menjelaskan lebih jauh tentang pengetahuan, perhatikan Gambar 1 dibawah ini. 

Pada bagian paling bawah gambar tersebut kita temukan kata “Data”. Data biasanya berupa nama, ukuran, angka, dan atau bentuk lainnya yang berdiri sendiri dan mempunyai makna yang sangat terbatas. Namun data tersebut jika dikumpulkan, diolah, dan dianalisa akan menghasilkan sesuatu yang disebut “Information” (Informasi), yang pada Gambar 1 tingkatannya ada diatas Data. Dalam manajemen proyek kita dapat dengan mudah menemukan data dan informasi ini, terutama pada proyek-proyek yang telah selesai. Data yang ada jika diolah dan dikaitkan dengan parameter proyek lainnya (misalnya waktu, volume, dsb) akan berubah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk aksi atau keputusan pada proyek-proyek berikutnya. Tujuannya selain untuk evaluasi tentu saja juga untuk digunakan pada proyek berikutnya.

Pada tingkatan yang lebih tinggi, aksi atau keputusan yang berupa tindakan inilah yang disebut pengetahuan atau “Knowledge”. Jadi pengetahuan adalah informasi yang digunakan dalam bentuk tindakan/perbuatan atau lebih dikenal sebagai “Information in Action”. Jadi sebenarnya, ilmu pengetahuan yang kita peroleh selama masa pendidikan lebih tepat disebut sebagai informasi. Kecuali jika kita sudah menggunakannya di tempat praktek kerja. Informasi yang digunakan akan memberikan pengalaman yang membangun pengetahuan pada individu yang melakukannya. Informasi yang banyak diperoleh dari berbagai macam proyek akan banyak manfaatnya jika digunakan untuk memperoleh pengetahuan yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelesaian proyek. Jadi jelas bahwa pengetahuan dasarnya adalah pengalaman dan bersifat heuristik[1].

Lebih jauh lagi jika pengetahuan tersebut sering dan terus digunakan, dikembangkan dari waktu ke waktu, dan teruji melalui berbagai proyek akan memberikan tingkatan tertinggi pada Gambar 1 diatas. Tingkatan ini disebut “Wisdom”. Inilah tingkatan yang harus dicapai. Inilah pula mengapa selalu dicari orang-orang berpengalaman untuk menangani dan memimpin proyek. Wisdom yang dimiliki sangat membantu untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu atau lebih cepat, biaya yang efisien sesuai anggaran, dan kualitas yang sekurang-kurangnya sesuai standar yang diharapkan. Setiap manusia dituntut untuk mempunyai wisdom sebanyak mungkin. Selain itu, wisdom sangat membantu saat seseorang berperan sebagai mentor.

Pengetahuan Tacit dan Eksplisit

Seperti nampak pada Gambar 1 diatas, terdapat istilah tacit knowledge dan explicit knowledge. Untuk memahami KM dengan baik perlu mengerti terlebih dahulu makna dari kedua istilah ini. Keduanya mempunyai hubungan yang erat karena pengetahuan tacit akan dapat berkembang jika pengetahuan eksplisit juga ikut dikembangkan. Berikut in penjelasannya:

Pengetahuan tacit atau tacit knowledge adalah semua pengetahuan dan wisdom yang ada di kepala seseorang. Seperti dijelaskan sebelumnya, isi kepala inilah yang menempatkan seseorang tersebut pada suatu status tertentu. Semakin banyak pengetahuan dan wisdom yang dimiliki, semakin tinggi statusnya, baik di masyarakat maupun di organisasi. Pengetahuan ini berkembang mengikuti arah anak panah yang ada dibawahnya. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tacit yang penting dan banyak, secara alamiah akan menjadi orang yang dicari dan diperlukan untuk menjadi nara sumber. Pengetahuan dan wisdomnya diperlukan untuk menjadi bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Salah satu risiko organisasi terhadap orang yang memiliki pengetahuan dan wisdom adalah pada saat tertentu dapat saja orang tersebut sulit ditemukan atau mendadak menghilang karena berbagai alasan. Hal seperti ini sering dan banyak terjadi di berbagai organisasi.

Sekarang mari kita kihat apa yang dimaksud dengan pengetahuan eksplisit (lihat Gambar 1 dengan panah arah ke bawah) dan hubungannya dengan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit atau explicit knowledge adalah pengetahuan tacit yang sudah dituangkan dalam bentuk yang dapat digunakan oleh orang lain tanpa kehadiran pemilik pengetahuan tacit tersebut. Dapat ditemukan dalam bentuk dokumen, rekaman, database, video, dan media sharing/berbagi lainnya. Pengetahuan yang sudah didokumentasikan inilah yang harus dikelola dengan baik agar tacit knowledge yang kritikal menyebar dengan baik di organisasi dan keterbatasan organisasi pada tacit knowledge dapat dikurangi. 

Kembali kepada pertanyaan sebelumnya, mengapa pengetahuan tacit akan dapat berkembang jika pengetahuan eksplisit juga ikut dikembangkan. Hal ini terkait dengan konsep berfikir bahwa “Knowledge is power”. Dengan menyimpan knowledge untuk diri sendiri, seseorang merasa aman dengan perannya, merasa akan selalu diperlukan. Padahal individu yang menyimpan pengetahuannya hanya sebagai pengetahuan tacit lama-kelamaan pengetahuannya tersebut akan semakin tertinggal dan menjadi kadaluwarsa. Konsep berfikir seperti ini sudah tidak cocok di era pengetahuan. Sebenarnya, dengan berbagi pengetahuan maka si pemilik pengetahuan akan banyak menerima pertanyaan, klarifikasi, pandangan baru, dan sebagainya yang membuat pengetahuannya semakin teruji. Jadi jawabannya jelas, pada era pengetahuan ini pengetahuan tacit yang berkembang adalah yang selalu diberikan ke individu lain untuk membuatnya semakin teruji dan berkembang. Namun kenyataannya tidak semudah itu. Banyak tantangan yang harus diatasi, terutama dari sisi individu yang memiliki pengetahuan dan wisdom tersebut.

Ada satu analogi yang menarik untuk menjelaskan hubungan antara pengetahuan tacit dan eksplisit ini. Hal ini terjadi pada para pendaki gunung. Untuk yang sudah pernah mendaki gunung pasti menyetujui bahwa turun gunung jauh lebih cepat dibandingkan saat naik. Namun cepat ini tidak berarti mudah, tingkat kesulitan dan risikonya mungkin malah lebih tinggi dibandingkan naik gunung. Kembali pada Gambar 1 diatas yang sengaja dibuat berbentuk seperti gunung, hal yang sama terjadi pada pengetahuan tacit. Butuh waktu lama bagi seseorang untuk mempunyai pengetahuan dan wisdom yang punya nilai kritikal. Sebaliknya terjadi pada pengetahuan eksplisit. Berbagi pengetahuan dan wisdom, jika si pemiliknya mau, sebenarnya dapat dilakukan dengan cepat dan menjadikannya sebagai informasi bagi orang lain. Namun kenyataannya sulit alias tidak mudah. Kesulitan muncul jika konsep berfikir bahwa “Knowledge is power” masih melekat pada individu pemilik pengetahuan tersebut. Si pemilik pengetahuan merasa eksistensinya berrisiko jika dia membagi pengetahuannya. Hal inilah yang menjadi tantangan dalam penerapan KM di organisasi manapun.

Komponen KM

Kesalahan dalam penerapan KM banyak terjadi karena tidak lengkapnya komponen KM yang harus dipenuhi. Ada yang beranggapan bahwa dengan memiliki KM portal berarti implementasi KM sudah dilakukan. Ada juga yang merasa sudah menerapkan KM karena sudah ada kegiatan knowledge sharing, bedah buku, atau buletin pengetahuan. Padahal KM jelas-jelas digerakkan oleh manusia-manusia yang menjadi stakeholder-nya. Lebih jauh lagi banyak yang mempertanyakan untuk apa repot-repot menerapkan KM, tidak jelas manfaatnya, tidak ada “what’s in it for me”-nya. Juga tidak ada ukuran keberhasilan dan manfaatnya buat organisasi. 

Dari semua kenyataan tersebut diatas, jika dipelajari secara seksama, akan didapat empat komponen penting yang jika dirangkaikan tersusun menjadi struktur komponen KM seperti ditunjukkan pada Gambar 2 dibawah. Empat komponen tersebut menjadi prasyarat suksesnya penerapan KM di organisasi manapun, termasuk di proyek. Keberfungsian keempat komponen ini menjadi syarat agar manfaat KM dirasakan oleh organisasi.

Gambar 2: Komponen KM

Berikut ini penjelasan ringkas untuk masing-masing komponen pada Gambar 2 diatas.

1. People

Semua proyek akan berjalan jika ada unsur manusia yang memiliki pengetahuan yang relevan untuk menggerakkannya,. Dalam penerapan KM di proyek, unsur manusia ini dikenal dengan istilah People. People ini, sebagai pemangku kepentingan terhadap semua pengetahuan proyek, merupakan komponen yang tidak boleh dilupakan, khususnya dalam implementasi KM. Kita semua mengetahui bahwa pengetahuan proyek adanya hanya pada manusia. Semua kegiatan di suatu proyek bergerak karena manusia. Manusialah yang menemukan dan mengembangkan pengetahuan proyek. Jadi sangatlah tidak tepat jika “people” dilupakan dalam proses implementasi KM di suatu proyek. Peran “people” dalam implementasi KM jelas sangat penting.

Pertanyaannya adalah apa saja peran, tugas, dan tanggungjawab “people” dalam penerapan KM tersebut. Pertanyaan ini akan dapat dijawab tentu saja jika kita mengetahui pemangku kepentingan penerapan KM di proyek terkait. Pemangku kepentingan penerapan KM secara umum adalah pimpinan proyek, initiator KM, pengelola KM, pemilik pengetahuan, penerima pengetahuan, pengembang teknologi KM, fasilitator proses KM, dan sebagainya. Yang pasti dalam proses KM harus terjadi interaksi antar individu di organisasi untuk tersebar dan berkembangnya pengetahuan; terdokumentasinya setiap pembelajaran yang terjadi di organisasi; dikelolanya dengan baik semua dokumentasi pengetahuan yang berhasil dieksplisitkan; dan mudahnya pengetahuan yang diperlukan diperoleh untuk digunakan.

Dari sudut pandang proyek, secara ringkas peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan proyek dalam penerapan KM dapat diuraikan sebagai berikut:

• Pimpinan proyek atau Project Manager, mendukung penerapan KM termasuk terlibat dalam proses KM dan menyetujui alokasi sumber daya.
• Project KM manager, dapat dirangkap oleh posisi senior tertentu di proyek, misalnya Project Control Manager. Berperan menggerakkan kegiatan KM di proyek dan memastikan bahwa pembelajaran selalu dilakukan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proyek dari waktu ke waktu, termasuk identifikasi best practice dan lesson learned.
• Project KM Team, adalah personil proyek yang melakukan aktivitas KM di level operasional yang terlibat langsung dalam semua proses KM, berperan menyemangati personil proyek lainnya untuk terlibat, dan pada saat diperlukan mampu berjuga berperan sebagai fasilitator proses KM.
• Project KM Administrator, seseorang yang ditunjuk untuk memastikan dilakukannya dokumentasi knowledge sesuai standar yang berlaku dan mengelolanya agar mudah diakses dan digunakan oleh yang memerlukan.
• Subject Matter Expert (SME), personil proyek yang memiliki pengalaman dan pengetahuan lebih tentang best practice dan lesson learned dari sebuah proyek yang sedang dijalankan, karena sebelumnya telah melaksanakan beberapa project yang serupa. SME bertugas untuk memvalidasi keabsahan dokumentasi knowledge yang dihasilkan dari sebuah proses KM, dan harus selalu terbuka untuk menjawab pertanyaan dari anggota proyek sesuai pengalaman dan pengetahuannya. Dalam project, SME biasanya di-hire sebagai tenaga ahli.

2. Process (Proses)

Proses yang dimaksud disini adalah semua aktifitas atau kegiatan yang mengarah kepada tercapainya tujuan implementasi KM. Bentuk kegiatan ini harus tertanam (embedded) dalam setiap proses bisnis suatu proyek karena tujuan penerapan KM harus selalu berkaitan langsung dengan tujuan bisnis suatu proyek. Pada tulisan ini disampaikan tiga proses KM yang umum diterapkan pada suatu proyek dan digambarkan seperti nampak pada Gambar 3 dibawah.

Gambar 3: KM Proses di Proyek

Learning Before (LB)

Pada banyak kejadian, saat menerima penugasan suatu proyek, umumnya semua tim proyek langsung sibuk untuk segera memulai proyek dengan fokus pada pengerahan sumber daya, menyusun jadwal, pengaturan anggaran, dan lain sebagainya terkait pencapaian target proyek yang sudah ditentukan. Banyak yang lupa untuk menarik pelajaran dari proyek sejenis sebelumnya, entah itu di lingkungan tim proyek sendiri maupun yang dari pihak luar. Kalau hal ini disadari, disinilah KM dapat ikut berperan.

LB adalah proses memanfaatkan pengetahuan di proyek sejak awal. Dengan format diskusi dan sharing, project team mengundang sejumlah pihak diluar project team yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang mirip dan relevan untuk membicarakan aspek-aspek penting terkait proyek yang akan dikerjakan. Fokusnya terutama pada best practice atau lesson learnt yang berguna bagi project team agar proyek dapat selesai tepat waktu atau lebih cepat, dengan biaya sesuai anggaran atau lebih murah, dan kualitas yang diinginkan atau semakin meningkat.

Diskusi dan sharing pengalaman LB dapat berlangsung beberapa jam atau beberapa kali, tergantung skala proyeknya. Tujuannya harus jelas, misalnya identifikasi risiko dan mitigasi, menekan biaya hingga 20%, mempercepat selesainya proyek, dan sebagainya yang serupa. Project team mengungkapkan tujuan, rencana, isu, peluang, tantangan dan lain sebagainya terkait proyek mereka. Adapun peran dari pihak luar yang diundang adalah mengungkapkan pengetahuan dan pengalaman praktikal mereka yang relevan pada proyek sejenis sebelumnya dengan memberikan rekomendasi, opsi, masukan, dan atau arahan. Rekomendasi yang diberikan dapat dalam bentuk pengetahuan tacit maupun eksplisit. Namun tetap tidak ada kewajiban pada project team untuk menerima sepenuhnya yang disampaikan pihak luar tersebut, melainkan sebagai input yang berharga. 

Peran fasilitator ikut menentukan kualitas hasil meeting ini. Khususnya jika budaya belajar dari orang lain belum menjadi kebiasaan anggota project team. Keterbukaan merupakan salah satu kunci sukses sesi LB ini. Harus dipastikan ada anggota project team yang melakukan pencatatan detil, mengarsipkan bahan presentasi dan hasilnya, dan mencatat hal-hal penting selama sesi feedback. Dalam istilah Knoco Global kegiatan LB biasa disebut sebagai Peer Assist.

Learning During (LD)

Merupakan short focused meeting, yang dilakukan oleh project team untuk mengidentifikasi pembelajaran dari waktu ke waktu selama proyek berlangsung. Dapat dilakukan setiap hari atau bahkan sekali seminggu. Pembelajaran atau pengetahuan baru yang diperoleh diharapkan dapat memperbaiki kinerja project team secara berkesinambungan (continuous improvement).

Dengan proses ini pengetahuan operasional proyek yang berguna dapat langsung ditangkap dan dieksplisitkan. Dapat juga langsung disampaikan kepada kelompok kerja berikutnya atau pada kegiatan keesokan harinya. Dengan demikian jika ada koreksi yang harus dilakukan dapat segera dilakukan. Pada proses ini dibangun collective operational knowledge yang bermanfaat untuk memperbaiki kinerja dari waktu ke waktu.

LD ini menjadi krusial untuk dilakukan saat proyek menyimpang dari yang diharapkan atau ada hal baru yang sedang coba diterapkan atau tim menemukan hambatan/masalah baru. Sangat disarankan untuk dilakukan pada proyek yang bernilai dan atau memiliki risiko tinggi. Dalam prosesnya semua anggota tim boleh hadir dan semuanya punya hak bersuara yang sama. Hirarki tidak berlaku agar semua masalah dibawa ke permukaan. Sama halnya dengan LB, fasilitator juga menjadi salah satu kunci suksesnya sesi-sesi LD.

Selama berlangsungnya sesi LD, beberapa pertanyaan berikut ini dapat digunakan sebagai pertanyaan standar:

• Apa yang seharusnya terjadi?
• Apa yang kenyataannya terjadi?
• Mengapa terjadi perbedaan?
• Apa pembelajaran yang telah diperoleh?
• Apa yang akan dilakukan terhadap pembelajaran ini? Ini tentang action untuk perbaikan. 

Semua pembelajaran dan detil yang terjadi selama sesi LD harus juga dicatat seperti halnya pada LB. Penggunaan logbook disarankan sebagai sarananya sehingga perkembangan dari waktu ke waktu dapat dilihat kembali dengan mudah. Pembelajaran penting harus diteruskan ke subject matter experts (SME) [2]untuk melakukan validasi hasil pembelajaran dan memastikan pembelajaran sesuai teori/aplikasi yang benar. Fungsi lain SME ialah memastikan pembelajaran di database selalu update dan tidak obsolete. Dalam menjalankan fungsi ini, SME bekerja sama dengan document control untuk memuat di database pembelajaran proyek dan dibawa ke diskusi di community of practice, jika ada. Dalam istilah Knoco Global kegiatan LD biasa disebut sebagai After Action Review (AAR).

Learning After (LA)

Saat proyek telah selesai secara keseluruhan, commissioning telah sukses dilakukan, inilah saat yang tepat untuk melakukan LA. Ini adalah proses mendapatkan refleksi terhadap semua kinerja proyek sejak awal hingga akhir untuk mengidentifikasi pembelajaran yang dapat ditarik. Pembelajaran ini berguna sebagai acuan atau pembanding saat akan mengerjakan proyek atau kegiatan sejenis di masa mendatang.

Dengan melakukan LA, terdapat banyak peluang untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh project team. Wajar saja kalau muncul pernyataan, “untuk apa repot-repot melakukan LA, karena pengetahuan dan pengalaman sudah ada di kepala masing-masing anggota project team”. Sekali lagi, inilah manfaatnya KM. KM selalu secara konsisten memastikan bahwa organizational learning berlangsung. Organisasi proyek harus belajar bersama dari pengalaman dan mengeksplisitkan pengetahuan baru. Melalui proses LA ini, dapat secara tanpa disadari ditemukannya pengetahuan baru hasil interaksi selama sesi berlangsung. 

Untuk keperluan proyek yang akan datang, hasil sesi LA ini diharapkan dapat mencegah terjadinya reinventing the wheel dan atau mengulangi kesalahan yang sama. Selain itu juga tentunya dapat memperbaiki hubungan kerja untuk menjadi lebih efektif dan mencegah terlupakannya hal-hal yang dianggap remeh ternyata penting untuk suksesnya proyek.

Pada puncaknya, yang diharapkan dengan melakukan sesi LA ini, organisasi dapat menekan ketergantungan proyek hanya pada pengetahuan tacit seseorang. Kasus ketergantungan pengetahuan pada seseorang sudah banyak terjadi di berbagai organisasi proyek. Ancaman kehilangan pengetahuan proyek karena hilangnya anggota project team masih banyak terjadi. 

Sesi LA ini melibatkan semua pemangku kepentingan internal proyek dan difasilitasi oleh seseorang fasilitator yang berpengalaman dari pihak diluar organisasi tim proyek. Individu yang paling penting hadir adalah tim inti dari proyek manajemen. Waktu pelaksanaan sesi tergantung pada kompleksitas proyek, bisa 1-2 jam atau sehari penuh. 

Diawalnya dimulai dengan mereview project’s objectives, deliverables dan metriknya dengan membandingkannya terhadap hasil yang diperoleh. Pertanyaannya antara lain adalah apakah hasil sesuai harapan, mengapa terjadi perbedaan, apakah sesuai anggaran, apakah deadline tercapai, apakah kualitas terpenuhi, apa saja yang terjadi selama proyek berlangsung, dan lain sebagainya.

Facilitator juga menanyakan apa saja yang berlangsung baik dalam konteks delivering objectives, dan bagaimana sukses-sukses yang telah dicapai dapat diulang lagi di proyek lainnya. Tentu saja tidak lupa apa saja yang dapat dilakukan lebih baik, bagaimana agar ketidakpuasan atas suatu hasil atau proses dapat diperbaiki. Pada akhirnya fasilitator harus mengarahkan sesi ini agar menghasilkan actionable recommendations yang spesifik untuk masa mendatang. Semuanya tentu diperoleh melalui proses diskusi, brainstorming, atau menggunakan post-it notes. 

Sesi ini akan lebih bagus lagi jika semua pesertanya memberikan rating terhadap proyek yang baru saja diselesaikan dalam skala 1 - 10 (rendah ke tinggi). Jika hasilnya kurang dari 10 maka setiap peserta diminta untuk memberikan masukan tentang hal apa yang dapat membuat ratingnya menjadi 10 di masa mendatang. Tentu saja semua proses diatas harus didokumentasikan dengan baik agar dapat digunakan sebagai referensi oleh yang memerlukan nantinya. Kerahasiaan dokumentasi tetap selalu harus diperhatikan. Dalam istilah Knoco Global kegiatan LA di organisasi tertentu biasa disebut sebagai Retrospect.

3. Technology (Teknologi)

Enabler, adalah kata yang paling tepat untuk menggambarkan fungsi komponen ini. Teknologi menjadi alat untuk membuat semua individu di organisasi mampu mendayagunakan pengetahuan mereka secara maksimal untuk kepentingan organisasi. Teknologi harus mampu memberi fasilitas untuk semua pemangku kepentingan KM untuk menjadikan pengetahuan di organisasi benar-benar berfungsi mendukung tercapainya tujuan organisasi. 

Teknologi akan memberi manfaat maksimal jika diikuti dengan menggerakkan individu di organisasi untuk memanfaatkan teknologi yang tersedia dan telah diselaraskan dengan proses KM yang diterapkan. Desain enabler tersebut harus dibuat seramah mungkin (user friendly), tidak terlalu prosedural, mudah untuk menemukan pengetahuan yang diperlukan, dan kriteria lainnya yang menjadikannya bermanfaat untuk organisasi. Untuk itu teknologi yang digunakan harus dikembangkan berdasarkan kebutuhan bisnis proses pada proyek, jangan sebaliknya.

Kemampuan mengintegrasikan semua aplikasi teknologi aplikasi yang ada di organisasi untuk mendukung suksesnya KM perlu dimiliki. Perkembangan teknologi yang sangat pesat seyogyanya membantu memudahkan pengelolaan pengetahuan eksplisit di organisasi. Jangan sampai organisasi memiliki demikian banyak aplikasi namun tidak memberi manfaat maksimal. 

Khusus untuk proyek, setiap tahapannya jelas membutuhkan pengetahuan yang relevan. Tim proyek perlu memastikan bahwa sebelum proyek dimulai mereka sudah memiliki pengetahuan yang sesuai dan memadai untuk suksesnya proyek. Selama proyek berlangsung terjadi proses pembelajaran yang berkesinambungan sehingga terhindar dari mengulangi kesalahan. Perbaikan dan inovasi terjadi waktu ke waktu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas. Yang pasti semua proses KM harus diikuti dengan dokumentasi yang rapih sehingga bermanfaat untuk proyek lainnya dimasa mendatang. Hal ini dapat dilakukan dengan dukungan teknologi informasi yang memadai.

4. Governance (Tata Kelola)

Governance atau Tatakelola merupakan komponen keempat dalam proses suksesnya implementasi KM di suatu organisasi, termasuk pada suatu proyek. Tanpa tata kelola yang solid, sulit buat organisasi atau proyek untuk dapat menerapkan KM secara konsisten dan berkesinambungan. Pada tata kelola diformulasikan secara jelas harapan (expectations) terhadap KM, reward and punishment terhadap kinerja KM, tolak ukur suksesnya KM, dan dukungan dari semua pemangku kepentingan, terutama top management.

Agar KM tertanam dengan baik di semua proses bisnis, tingkat ekspektasi korporasi perlu dideskripsikan dan diekspresikan sebagai standar dan kebijakan korporasi. Ekspektasi tersebut dituangkan sebagai bagian dari KM Framework. Didalamnya juga tertuang jelas apa yang boleh dan tidak boleh dalam penerapan KM di proyek. Termasuk juga turunan visi, misi, dan values korporasi yang akan mendorong implementasi KM secara kuat. 

Reward and punishment menjadi penting karena akan mampu menjawab pertanyaan “what’s in it for me” (WIIFM) dari penerapan KM. Ini adalah suatu hal yang wajar dan selalu menjadi pertanyaan individu saat diminta untuk mendukung suksesnya suatu program di proyek. WIIFM bukan hanya untuk organisasi atau departemen atau tim saja, juga perlu dideskripsikan secara jelas untuk semua individu di proyek sehingga kegiatan KM akan bergerak secara otomatis dan sistemik. Deskripsi reward and punishment harus disusun sejalan dengan strategi manajemen SDM di proyek.

Tolok ukur atau biasa juga disebut metrik perlu dibangun agar proyek mampu mengetahui sejauh mana penerapan KM telah berlangsung dan apa dampak positifnya terhadap tujuan bisnis proyek. Pengukuran metrik dilakukan dengan menggunakan base-line parameter yang diperoleh saat KM akan diterapkan.

Dan yang paling tidak kalah penting tentunya adalah dukungan dari pimpinan proyek. Dukungan ini sangat diperlukan untuk memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan akan tersedia, keselarasan dengan tujuan bisnis, dan jelas hal-hal yang boleh dan tidak boleh dalam penerapan KM di proyek.

Satu pesan penting dalam setiap penerapan KM, melakukannya harus berdasarkan kebutuhan atau justifikasi bisnis. Tanpa basis ini maka penerapan tersebut hanya akan menjadi ajang buang-buang energi dan sumber daya. Jangan menerapkan KM hanya karena latah atau ketentuan perundangan. Sudah banyak terbukti, berdasarkan catatan best practices pada perusahaan yang telah sukses menerapkan KM, KM akan membantu memperbaiki kurva pembelajaran dan menarik individu di proyek ke standard practices yang diinginkan.

Catatan:

Tulisan ini pernah dimuat di Buletin terbitan IAFMI (Ikatan Ahli Fasilitas Produksi Migas Indonesia) dengan sedikit revisi. 

[1] Heuristk, berbasis atau berdasarkan pengalaman

[2] SME, subject matter expert, adalah individu yang memiliki pengetahuan yang mendalam di bidang tertentu dan menjadi rujukan terkait pengetahuan yang dimilikinya tersebut, dikenal juga dengan istilah tim ahli.